Dokumentation

1. Voraussetzungen

GastroFox läuft auf fast jedem normalen Webhosting mit Plesk oder cPanel. Das brauchst du mindestens:

2. Kauf & Lizenz

1. Nach dem Kauf findest du im Kundenbereich deinen Lizenzschlüssel und den Download.
2. Die Lizenz gilt für eine Domain. Sie wird bei der Installation automatisch mit deiner Domain verknüpft.
3. Testinstallationen auf localhost, *.test oder *.local sind zusätzlich erlaubt.
4. Domain ändern: im Kundenbereich bei der Lizenz → „Domain ändern“.
5. Updates sind 12 Monate inklusive. Danach läuft dein Shop unverändert weiter – Updates kannst du im Kundenbereich verlängern.

3. Installation

1. Herunterladen: ZIP im Kundenbereich herunterladen.
2. Hochladen: ZIP im Plesk- oder cPanel-Dateimanager in den Ordner deiner Domain hochladen und dort entpacken.
3. Datenbank anlegen: Im Hosting eine neue MySQL-Datenbank mit Benutzer und Passwort erstellen.
4. Assistent starten: Deine Domain im Browser öffnen – der Installationsassistent startet von selbst.
5. Lizenz: Lizenzschlüssel eingeben.
6. Datenbank: Zugangsdaten eintragen (Host meist localhost).
7. Admin-Konto: Name, E-Mail und Passwort für dich festlegen.
8. Restaurant: Sprache, Währung, Restaurantname und eines der 5 inklusive Designs wählen – fertig.

Anmelden kannst du dich danach unter deine-domain.de/admin-login.

4. Erste Schritte

Nach der Installation zeigt das Dashboard eine Startliste. Arbeite sie einmal von oben nach unten ab:

• Logo und Restaurantname hochladen (Website → Kopfzeile)
• Adresse, Telefon und E-Mail eintragen (Einstellungen → Adresse & Lieferung)
• Öffnungszeiten und Liefergebiete festlegen
• Speisekarte anlegen – von Hand oder per KI-Import
• Zahlungsarten aktivieren und E-Mail-Versand (SMTP) einrichten
• Impressum und Datenschutz ergänzen (Einstellungen → System)

Die Demo-Inhalte (Bilder, Texte, Gerichte) kannst du einfach überschreiben.

5. Dashboard

Das Dashboard zeigt dir alles Wichtige auf einen Blick:

• Neue Bestellungen – direkt mit „Akzeptieren“ oder ✕ bearbeiten
• Kennzahlen – Bestellungen, Umsatz, Ø Bestellwert und neue Kunden mit Trend
• Diagramme – Umsatz und Bestellungen nach Tag oder Monat
• Bestellannahme – Lieferung oder Abholung per Schalter kurzfristig stoppen

Navigation: Links die Seitenleiste (einklappbar), oben die Schnellsuche (Strg + K) – tippe z. B. „Öffnungszeiten“ und drück Enter. Die Glocke zeigt neue Bestellungen.

Am Handy hast du unten eine Leiste mit Dashboard, Bestellungen, Kasse und Menü.

6. Bestellungen

1. Neue Online-Bestellungen erscheinen oben unter Neue Bestellungen (mit Ton).
2. Akzeptieren → der Gast bekommt eine Bestätigung per E-Mail.
3. Status ändern: In Zubereitung → Abholbereit → Geliefert. Der Gast sieht ihn auf seiner Bestellseite.
4. Unten unter Alle Bestellungen suchen und filtern.

7. Speisekarte

• Kategorie anlegen: Menü → „Kategorie hinzufügen“. Reihenfolge per Ziehen ändern.
• Gericht anlegen: Menü → „Artikel hinzufügen“ – Bild, Name, Beschreibung, Preis, Kategorie und Mehrwertsteuersatz.
• Größen: „Größen“ aktivieren und Preise für klein, mittel und groß eintragen.
• Extras / Beläge: unter „Produktbeläge“ anlegen und den Gerichten zuordnen.
• Bestseller: markierte Gerichte erscheinen auf der Startseite unter „Highlights“.
• QR-Code: oben rechts „QR-Code“ – für Tischaufsteller oder Flyer.

8. Speisekarte per KI importieren

1. Im Kundenbereich → „KI-Speisekarte“ Fotos oder ein PDF deiner Karte hochladen.
2. Die KI erkennt Kategorien, Gerichte, Größen und Preise. Prüfen, korrigieren (auch per Chat), bestätigen.
3. Du erhältst einen Code (30 Tage gültig, einmal einlösbar).
4. Im Admin: Menü → „Speisekarte updaten“ → Code eingeben → Vorschau prüfen.
5. Ergänzen (bestehende Gerichte bleiben) oder Ersetzen wählen und importieren.

9. Kasse, Tische & Reservierungen

• Kassensystem: Im Geschäft, Lieferung oder Abholung wählen, Gerichte antippen, „Bezahlen“.
• Tische & QR: Tische mit Bereich und Plätzen anlegen. Ein Klick auf einen Tisch öffnet QR-Code (Download, Druckvorlage, neu erzeugen), Link, Status (besetzt, reserviert, nicht verfügbar) und Notizen.
• Offene Bestellungen: alle laufenden Tisch- und Kassenbestellungen.
• Reservierungen: Kalender oder Liste, neue Reservierung mit „+ Neue Reservierung“.
• Tagesabschluss: Umsatz des Tages nach Stunde, Kategorie und Zahlungsart – als Bericht speichern.

10. Website-Inhalte

Alles unter Website in der Seitenleiste ändert die Startseite deines Restaurants:

• Bilderkarussell: großes Startbild mit Titel und Text
• Empfohlen: die drei Vorteile unter dem Startbild
• Lieferung & Abholung, Über uns, Galerie, Bewertungen: Texte und Bilder der Bereiche
• Bestellbereich: Angebots-Banner (ein Preis im Titel wird automatisch als Sticker gezeigt)
• Kontakt: Kontaktformular und Karte
• News-Ticker: die Laufzeile ganz oben
• Kopfzeile & Navigation / Footer: Logo, Menüpunkte, Social Media, Fußzeile
• Aktionscode: Rabattcodes (Prozent oder Betrag, Laufzeit, Mindestbestellwert)

11. Design & Aussehen

1. Einstellungen → Aussehen → Design-Vorlage wählen: 5 Designs sind inklusive, Premium-Designs (79 € je Design) kannst du 30 Tage kostenlos testen. Nach dem Test springt die Seite ohne Kauf automatisch auf ein inklusive Design zurück.
2. „Farben der Vorlage übernehmen“ setzt Farben, Schriften und Logo-Farben passend. Alles bleibt danach frei änderbar.
3. Darunter: Hauptfarben, Schriften, Ecken-Rundung, Container-Breite.
4. Optional: Hell-/Dunkel-Schalter für Gäste und – mit dem Plugin Barrierefreiheit – das Barrierefreiheits-Werkzeug.
5. „Änderungen speichern“.

12. Einstellungen

Unter Einstellungen findest du alle Bereiche als Kacheln:

13. KI-Bestellchat

1. Einstellungen → KI-Chatbot → „Aktivieren“.
2. Deinen OpenAI-API-Schlüssel eintragen und prüfen (Schlüssel unter platform.openai.com).
3. Modell wählen – empfohlen gpt-5.4-mini (schnell und günstig, wenige Cent pro Gespräch).
4. Titel, Begrüßung und Farbe anpassen, speichern.

Der Chat antwortet in der Sprache des Gastes, zeigt Gerichte mit Bild, füllt den Warenkorb und nimmt die Bestellung auf – sie landet ganz normal unter Bestellungen.

14. Plugins & Premium-Designs

Unter Einstellungen → Software-Updates → Plugins & Designs siehst du alle Erweiterungen mit Preis und Status:

• Kaufen: Klick auf „Kaufen“ – bei KI-Chat, Barrierefreiheit und Kasse bestätigst du vorher den Hinweis. Du zahlst über Stripe und kommst automatisch zurück; das Plugin wird sofort installiert.
• Premium-Designs testen: „30 Tage testen“ installiert das Design und aktiviert es. Kurz vor Ablauf bekommst du eine Erinnerung; ohne Kauf springt die Seite auf ein inklusive Design zurück.
• Updates: Neue Plugin-Versionen erscheinen an derselben Stelle („Aktualisieren“) – während deines Updatezeitraums.
• Rechnungen: Jede Zahlung erzeugt automatisch eine Rechnung (PDF per E-Mail und im Kundenbereich).

Ein eigenes Design kannst du im Kundenbereich per Support-Ticket „Individuelles Design anfragen“ bestellen.

15. Bondrucker

Mit dem Plugin Bondrucker werden neue Bestellungen automatisch als Bon gedruckt.

1. Drucker an deinem PC einrichten (USB, Bluetooth oder WLAN) und in Windows/macOS als Standarddrucker festlegen.
2. Admin → Drucker → Papierbreite (58 oder 80 mm), Kopien und Inhalt wählen → speichern.
3. „Diesen Browser als Druckstation verwenden“ einschalten und Testdruck machen.
4. Für Druck ohne Nachfrage: Chrome mit --kiosk-printing starten (Anleitung direkt auf der Drucker-Seite).

Solange der Adminbereich auf der Druckstation geöffnet ist, wird jede neue Bestellung sofort gedruckt. Einzelne Bons druckst du jederzeit über „Bon drucken“.

16. Ready2Order

Einstellungen → Ready2Order: API-Schlüssel deiner ready2order-Kasse eintragen und aktivieren. Online-Bestellungen werden dann automatisch an die Kasse übertragen.

17. Updates, Sprachen & Sicherung

1. Einstellungen → Software-Updates → „Nach Updates suchen“.
2. Bei einer neuen Version: Änderungen lesen → „Update installieren“.
3. Vorher wird automatisch alles gesichert (Dateien + Datenbank). Schlägt etwas fehl, wird die alte Version wiederhergestellt.
4. Unter Sprachen installierst du weitere Sprachpakete (z. B. Französisch, Italienisch, Spanisch, Türkisch) mit einem Klick.
5. Nach 12 Monaten kannst du den Updatezugang im Kundenbereich für 49 € pro Jahr verlängern – deine Installation läuft auch ohne Verlängerung weiter.

18. Häufige Probleme